Nach Eingang des Fahrtvorschlags prüft die GPF-Geschäftsstelle die Dokumente auf Vollständigkeit und die Einhaltung der formalen Vorgaben, wie sie in den Cruise Proposal Preparation Instructions(Download) und (im Falle von SPP 2520-Förderanträgen) in den Merkblättern der DFG beschrieben sind. Alle Antragsteller*innen werden gebeten, die aktuellen Vorgaben sorgfältig zu lesen und beim Verfassen des Antrags umzusetzen, da es ansonsten zu Verzögerungen im weiteren Begutachtungsablauf kommt. 

Abweichungen von den Vorgaben werden in der Eingangsbestätigung mit Bitte um Korrektur aufgelistet. Da zu den Einreichterminen viele Anträge gleichzeitig eingehen und die formale Prüfung Zeit benötigt, bitten wir um Verständnis dafür, dass zwischen Antragseinreichung und Versand der Eingangsbestätigung unter Umständen wenige Wochen vergehen können. 

Die bis zu einem Einreichtermin eingegangenen Fahrtvorschläge werden von der GPF-Geschäftsstelle fachlich-inhaltlich gesichtet. Aus den ständigen Mitgliedern des GPF und weiteren Fachexpert*innen wird passend zu diesem Antragsportfolio eine Begutachtungsgruppe für die nächste GPF-Sitzung zusammengestellt. Sobald alle formalen Korrekturen erfolgt sind, stellt die GPF-Geschäftsstelle die Antragsunterlagen über das elan-Portal der DFG der Begutachtungsgruppe bereit, spätestens aber zwei Monate vor der Sitzung, damit genügend Zeit für die fachliche Begutachtung bleibt. Aus diesen Gründen (benötigte Zeit für die formale Prüfung, fachspezifische Zusammenstellung des Panels anhand der eingegangenen Anträge, rechtzeitige Bereitstellung für die Begutachtung) können verspätet eingehende Fahrtvorschläge in der Regel nicht mehr für die nächste Sitzung berücksichtigt werden.

Die Mitglieder der Begutachtungsgruppe bereiten die Sitzung anhand des vorgegebenen Bewertungsformulars vor. Auf den Sitzungen, die jeweils für ein bis zwei Tage angesetzt sind, werden die Anträge sukzessive diskutiert. Die Argumente werden von der GPF-Geschäftsstelle protokolliert, zusammengefasst und mit dem Panel abgestimmt. Die Antragsteller*innen erhalten diese Zusammenfassung dann zusammen mit den Benachrichtigungsschreiben über den Ausgang der Begutachtung (siehe Benachrichtigung der Antragsteller*innen).

Im Falle von SPP 2520-Förderanträgen ist das Votum der Begutachtungsgruppe eine Empfehlung an den Hauptausschuss der DFG, welcher abschließend entscheiden muss. Diese finale Entscheidung findet in der Regel sechs bis acht Wochen nach der Mai-Sitzung des Panels statt. 

Mit dem Versand der Benachrichtigungsschreiben ist die Begutachtung abgeschlossen. Im positiven Fall sind die Fahrtvorschläge damit in den Fahrtplanungspool aufgenommen und können von den Betreibern geplant werden. 

Fahrtvorschläge werden anhand der vorgegebenen Begutachtungskriterien begutachtet, welche Sie im Detail den GPF Guidelines for Reviewing Cruise Proposals(Download) entnehmen können. Zu den Kriterien zählen:

• Wissenschaftliche Qualität, Originalität und Relevanz des Vorhabens
• Klarheit der Ziele der Fahrt und der Arbeitshypothesen
• Zu erwartender Erkenntnisgewinn
• Qualität des Arbeitsprogramms und dessen Passung zu den Zielen. Die Gründlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Planung der Arbeiten an Bord sind von besonderer Bedeutung für die Bewertung eines Fahrtvorschlags
• Angemessenheit der Schiffszeit (Arbeitstage auf See)
• Verfügbare institutionelle und personelle Ressourcen
• Qualifikation und vorherige Leistungen der Antragsteller*innen
• Integration des Vorhabens in internationale und nationale Forschungsprogramme
• Umgang mit auf der Fahrt gewonnenen Daten und Proben
• Angemessenheit der beantragten Mittel (nur bei SPP 2520-Förderanträgen)

Etwa ein bis zwei Monate nach einer Begutachtungssitzung erhalten die Antragsteller*innen von der GPF-Geschäftsstelle ein Benachrichtigungsschreiben über das Ergebnis der Begutachtung. Im Falle von SPP 2520-Förderanträgen ist die Wartezeit aufgrund der notwendigen Aufbereitung für den DFG-Hauptausschuss etwas länger als bei regulären Fahrtvorschlägen. Die Benachrichtigungsschreiben informieren im positiven Fall über die vom Panel festgelegten Arbeitstage auf See, über die eingesetzte Fahrtleitung, und im Falle von SPP 2520-Förderanträgen über die vorgeschlagene Bewilligungssumme. Bis zur Entscheidung durch den DFG-Hauptausschuss ist letztere nicht verbindlich.

Im Falle von regulären Fahrtvorschlägen kann das Panel mit dem Benachrichtigungsschreiben noch Klarstellungen einfordern oder Auflagen machen. Die nachgeforderten Informationen und/oder die Einhaltung der Auflagen sind in einem gesonderten Schreiben (Explanatory Letter) darzustellen, das in der Regel innerhalb von drei Wochen nach Erhalt des Benachrichtigungsschreibens der GPF-Geschäftsstelle zuzusenden ist. Außerdem kann das Panel die Aufnahme in die Fahrtplanung an Bedingungen knüpfen, beispielsweise an die Bewilligung eines sich zum Zeitpunkt der GPF-Entscheidung noch in Begutachtung befindenden zugehörigen Förderantrags. Über die Erfüllung der Bedingung muss die GPF-Geschäftsstelle umgehend informiert werden, sobald das Ergebnis der anderen Begutachtung vorliegt. 

Der Hauptausschuss der DFG entscheidet in der Regel jährlich im Juni/Juli über die SPP 2520-Förderanträge. Im Anschluss wird die Ausschreibung für die nächste Antragsrunde auf der Website der DFG veröffentlicht und im elan-Portal freigeschaltet. Die Ablehnungsschreiben der DFG werden zeitgleich versendet. Die Bewilligungsschreiben dagegen werden erst zu Beginn des Finanzjahres im Januar des Folgejahres versendet. Das Vorhaben kann frühestens ab dem Tag nach Erhalt des Schreibens begonnen werden.